Andrea Crameri ist Geschäftsführer und Berater bei Sevida GmbH und hat viel Erfahrung in der Begleitung von Institutionen in der Erarbeitung einer ICT Strategie. Er beantwortet die wichtigsten Fragen zum Thema.
Herr Crameri, warum ist es wichtig, als Institution eine ICT Strategie zu entwickeln?
Die Anforderungen an Institutionen nehmen mit steigendem Tempo zu. Neue Angebotsformen sind gefordert, die Ansprüche der Bewohner/innen und Klient/innen steigen, und viele Institutionen beginnen sich strategisch auf die neuen Herausforderungen auszurichten. Die Informatik- und Kommunikationstechnologien sollen Werkzeuge sein, welche die strategische Positionierung von Institutionen stärken und gleichzeitig die steigenden Anforderungen an Datensicherheit und -schutz abdecken. Ohne Einbezug der ICT in die strategischen Überlegungen bleibt die Informatik oft ein Flickenteppich, welcher über die letzten Jahre gewachsen ist. Eine ICT-Strategie definiert die Rahmenbedingungen, welche die Grundlage für sämtliche zukünftigen ICT-Entscheide bilden.
Welche Fragen muss sich eine Institution stellen, um den Entscheid für die Entwicklung einer ICT Strategie fällen zu können?
Sie können sich eine ICT-Strategie wie eine Schiffsreise vorstellen. Wo sind wir aktuell, wohin möchten wir segeln, welche Hindernisse werden uns auf dem Weg begegnen und auf welchem Weg wollen wir zum angestrebten Ziel kommen?
Diese Fragestellungen auf das Thema ICT adaptiert heissen dann: Wo stehen wir als Institution in 15 Jahren, und ist unsere ICT in der Lage, diese Veränderungen mitzumachen? Haben wir die richtigen ICT-Partner, um diesen anspruchsvollen Weg zu beschreiten? Wissen wir, welche ICT-Massnahmen notwendig sind, um das Erreichen der strategischen Ziele der Institution zu unterstützen? Haben wir sichergestellt, dass auch die Bedürfnisse der Mitarbeitenden regelmässig abgeholt und mit in die Vorhaben einbezogen werden? Um diese Fragestellungen fundiert beantworten zu können, ist es oft sinnvoll, eine unabhängige externe Unterstützung in Anspruch zu nehmen, welche eine externe Sicht einbringt und über die nötigen branchenspezifischen Fachkenntnisse sowie Erfahrungen verfügt.
Welche Akteure/Akteurinnen müssen in die Strategieentwicklung und -implementierung involviert sein?
Für die Entwicklung einer ICT-Strategie benötigt es einerseits die Geschäftsführung von Institutionen; diese kennen die strategischen Vorhaben. Zudem müssen für das Aufarbeiten und Erkennen der effektiven IST-Situation auch alle in die ICT involvierten Personen inklusive Lieferanten einbezogen werden. Ebenfalls wichtig sind die Mitarbeitenden, welche die internen und externen ICT-Services nutzen und mit den Anwendungen arbeiten. Diese können über strukturierte Online-Befragungen und Reflexionsworkshops abgeholt werden.
Mit welchem Aufwand muss eine Institution rechnen?
Der Aufwand ist abhängig von der Grösse und Komplexität einer Institution. Er ist nicht zu unterschätzen, jedoch für jede Institution tragbar. Wenn eine Institution dank einer klaren Strategie keine unnötigen ICT-Investitionen mehr tätigt, hat sich der einmalige Aufwand der Strategieerstellung mehr als bezahlt gemacht.
Was sind aus Ihrer Erfahrung die Voraussetzungen, dass eine ICT Strategie in einer Institution erfolgreich implementiert werden kann?
Für die Erarbeitung ist es wichtig, dass alle involvierten Stellen offen und konstruktiv mitarbeiten. Eine ICT-Strategie, basierend auf falschen Informationen, kann einschneidende Auswirkungen haben. Die Erarbeitung der Strategie ist jedoch erst der Anfang. Zu diesem Zeitpunkt sind die kurz-, mittel- und langfristigen Massnahmen identifiziert. Diese müssen dann zu einer Roadmap entwickelt werden, welche mit sämtlichen betrieblichen Vorhaben, personellen Ressourcen und den finanziellen Möglichkeiten abgestimmt ist. Die Umsetzung der Massnahmen aus einer ICT-Strategie wird eine Institution über mehrere Jahre begleiten.
Andrea Crameri ist Geschäftsführer und Berater bei der Sevida GmbH
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